Une assemblée générale de copropriétaires se doit de désigner un syndic qui aura alors à remplir diverses missions selon les règles prescrites par la loi. Il s’agit d’un prestataire dont la présence sera essentielle pour que les résidents puissent profiter d’un immeuble décent et administrativement en règle. Il est cependant indispensable de détailler un peu plus ses tâches.
Assurer l’intendance administrative
La gestion de copropriété relève, en effet, de la responsabilité du syndic. Dans ce sens, il lui incombe diverses fonctions d’ordre administratif. Les premières consistent notamment à mettre régulièrement à jour la fiche synthétique de la copropriété et au recensement des lots de résidences ainsi que de leurs propriétaires. Avec l’aide de ces derniers justement, il organise les assemblées générales ordinaires qui doivent se tenir au moins une fois dans l’année et en établirent l’ordre du jour selon les priorités du moment. À ce prestataire également de partager les résolutions décidées au cours de cette réunion et de veiller à leur application. En outre, le syndic devrait aussi être chargé de rédiger tous les documents officiels et exécuter toutes procédures relatives à la copropriété, exigée par les autorités compétentes (immatriculation, archivages, représentation juridique, etc. ).
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D’un autre côté, le syndic est également mandaté pour tenir la comptabilité du syndicat tout en s’assurant du suivi de l’état de paiement des cotisations de chaque copropriétaire. Dans ce sens, il devrait pouvoir fournir toutes les pièces et tous les dossiers comptables complets si cela est nécessaire. Après chaque exercice, il lui sera aussi indispensable de présenter le budget prévisionnel pour l’année à venir. La transparence sera de mise, car l’assemblée générale exige toujours un rapport financier afin que les membres puissent approuver les mesures qui seront prises dans le futur. Il est également obligatoire pour toute copropriété de plus de 16 lots de disposer d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat ouvert justement par le syndic.
Maintien des immeubles en état
Outre les missions administratives et celles de représenter les copropriétaires, le syndic est aussi mandaté pour effectuer des parties communes du complexe de résidence dont il a la responsabilité. Il assure ainsi la réalisation des travaux de maintenances courantes ou les urgences sans forcément passer par l’aval de l’assemblée générale. Néanmoins, il se doit d’exécuter les importantes campagnes de rénovations commandées par ce dernier suivant les décisions votées durant la réunion des membres. Pour cela, des contrats sont souvent conclus avec différents prestataires comme les entreprises de ménage, de BTP, etc.
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C’est également au syndic d’assurer que le gaz, l’électricité ou encore le chauffage commun fonctionne correctement dans tout l’immeuble. Un carnet d’entretien devrait être tenu et mis à jour régulièrement. De plus, à part gérer les réparations courantes, ce professionnel s’assure aussi de la souscription à une assurance et de la coordination des différents employés fixes qui travaillent sur le site (concierge, jardinier, gardien, etc. ). Aujourd’hui des solutions en apparence innovantes comme les syndics en ligne se vulgarisent de plus en plus, permettant d’assurer une administration complète ou partielle, entièrement à distance.
